Rôles et responsabilités dans un contexte complexe

Trous dans la raquette, sentiment que ce sont toujours les mêmes qui prennent le travail non attribué, à l’inverse : frustration de ne pouvoir prendre certaines responsabilités « en dehors de ma fiche de poste », fiche de poste définie par/avec le manager qui ne convient d’ailleurs pas ou plus dans son application au quotidien …

La définition des rôles et des responsabilités est donc un vrai sujet d’équipe, à aborder en équipe.
Oui, mais comment fait-on ? Voici des pistes.

• Avoir un ‘pourquoi’ fort. Les conséquences du flou existant doivent être suffisamment gênantes, et partagées.

• Laisser tomber les RACI et autres matrices. Trop détaillées, pas assez adaptables, qui vont enfermer dans une liste d’activités plus que responsabiliser.

• Un rôle = un titre + des responsabilités.
  Éventuellement quelques activités, mais surtout pour éclairer la responsabilité par l’exemple. En sociocratie, on parle de « redevabilité » à mi-chemin entre activité et responsabilité (ex : « faire le bilan annuel de formation »).

• Faire la différence entre Responsabilité et Activité : 
  Une personne en charge d’une responsabilité est garante que cela se passera. Quoi faire et comment faire pour tenir cette responsabilité, c’est à la personne elle-même de le décider.
  Une activité peut être déléguée, une responsabilité, non.
  Exemple : 
  → Coordonner les équipes A et B est une responsabilité.
  → Planifier les réunions hebdomadaires est une activité.

• Définir les différents rôles collectivement et simultanément. De manière à soulever les bonnes questions (à qui est cette responsabilité ? Que signifie-t-elle vraiment ? …). Laisser la place à l’échange, de manière à aboutir à un résultat partagé.

• Ne pas chercher la perfection. Il n’y a pas 1 répartition des rôles et responsabilités parfaite, mais une répartition qui paraît pertinente et suffisamment bonne pour être mise en œuvre. 

• Travailler de manière itérative. Lorsque, dans une situation donnée concrète, la répartition d’une responsabilité en particulier pose question, c’est l’occasion de réfléchir ensemble, et faire évoluer les rôles. (souvenez-vous, rien n’est immuable 🙂).

“Et lorsque l’équipe est constituée de 60 personnes ?” (question posée récemment).

Et bien cela se réfléchit, c’est une séance (ou probablement des séances) de travail à concevoir finement, bien entendu, mais c’est possible.
Là, les cercles sociocratiques sont une bonne inspiration : on commence par définir des rôles « grosses mailles » puis on les scinde en sous-rôles, qu’on peut eux-mêmes scinder.

“On n’a pas le temps ?”

Alors ne le faites pas. Et vous prendrez le temps d’en vivre les conséquences 😉