Les meilleures équipes détestent la bureaucratie !
Pourquoi ? Parce qu’être une bonne équipe, c’est focaliser sa force d’action sur ce qui est essentiel pour l’accomplissement de notre mission.
Écrire des documents que personne ne lit, attendre le feu vert d’un décideur ou s’échiner à suivre méticuleusement les étapes d’un process dont on ne comprend pas/plus le sens nous détourne de l’essentiel.
La bureaucratie est le piège dans lequel sont tombées bon nombre d’organisations qui ont grandi et qui se retrouvent rattrapées et dépassées par des petites structures. Avec beaucoup moins de force de travail, elles avancent beaucoup plus rapidement.
Mais alors comment éviter ce piège ? Voici le filtre anti-bureaucratie, à utiliser pour questionner nos anciennes ou nouvelles pratiques d’équipe.
Le filtre anti-bureaucratie
Comme pour créer de l’eau potable, l’idée est de mettre en place des filtres successifs à utiliser lorsqu’une idée de modification de notre cadre de travail est émise. Si elle ne passe pas un des filtres, on la questionne jusqu’à ce qu’on soit sûr qu’en sortie, elle ne nous pollue pas en ajoutant de la bureaucratie à notre fonctionnement.
#1 Le filtre “plus de centralisation”
Il s’agit de conserver notre capacité d’équipe à prendre des décisions en autonomie, et éviter le goulot d’étranglement d’un “décideur” que nous allons devoir solliciter et attendre, et qui n’est pas forcément la meilleure personne pour prendre une bonne décision.
Exemple de situation : des tâches ou des projets s’avèrent en souffrance dans notre équipe parce que personne n’a envie de les prendre. Lorsqu’on évoque ce problème, quelqu’un s’exclame : “La liberté c’est bien, mais là, il faut que Stéphanie [la manager] décide de qui fait quoi”. Cette proposition ne passe pas le filtre de la centralisation puisque la proposition centralise la décision sur une seule personne. Cela va nous permettre de nous poser des questions fondamentales comme : “Quelles tâches ne sont pas prises ? Qu’est-ce qui fait que personne n’a envie de se les attribuer ? En quoi est-ce important pour notre mission qu’elles avancent ? Comment et à quel moment pourrions-nous détecter ces tâches en souffrance et s’assurer qu’elles sont prises en charge ?” avant de résoudre ce problème efficacement et durablement.
#2 Le filtre “plus de documentation”
Il s’agit d’éviter de passer du temps sur des documentations plus ou moins utiles, plus ou moins lues, plus ou moins rapidement obsolètes
Exemple de situation : on ne s’est pas bien compris sur ce qu’il fallait faire et le résultat de notre travail ne répond pas au besoin. Réaction : “Ce n’était pas écrit, il faut faire des documents plus détaillés”. Stop ! Le filtre de “plus de documentation” nous invite à questionner cette proposition, et nous poser de nouvelles questions comme : “Qu’est-ce qui fait qu’on a perdu de vue le besoin initial ? Comment pourrions-nous vérifier plus rapidement que ce que nous faisons répond bien aux attentes ?”
#3 Le filtre de “plus de process”
Le but de ce filtre est d’éviter la lourdeur de ces process à suivre à la lettre que, quelques temps après leur mise en place, nous suivons sans en comprendre le sens, et qui d’ailleurs n’en ont plus parce que le contexte a changé.
Exemple de situation : plusieurs paires de gants ont disparu dans le local des équipements de la chaîne de production. La décision qui s’impose : “désormais, nous mettrons le local sous clé. Pour obtenir une peine de gants, faites une demande au contremaître qui tiendra un registre pour vérifier les entrées-sorties avant de délivrer le matériel”. Le filtre “plus de process” nous invite à revoir cette proposition : “Quel est le coût de la perte de gants par rapport au coût de la gestion des entrées/sorties + l’attente pour le technicien d’obtenir sa paire de gants ? Quel serait l’effet de ce contrôle sur chacun des membres de l’équipe ? Qu’est-ce que cette disparition de gants touche qui est important pour nous ?”
Et bien sûr, ces filtres peuvent être adaptés / complétés en fonction du contexte. Quelques exemples de filtres intéressants : “plus de contractualisation”, “plus de spécialisation”, “plus de silos”, …