« 1-2-4-Tous », le format que tous les animateurs-facilitateurs, formateurs et enseignants devraient connaître
Si nous devions oublier les centaines de format de réunion que nous utilisons, pour n’en retenir qu’un, ce serait le format nommé “1-2-4-Tous”* : simple à comprendre et à mettre en œuvre, adapté pour la plupart des sujets et toutes les tailles de groupe, déclinable en fonction du temps dont on dispose, bref, un incontournable ! Vous ne le connaissez pas ? Pas de soucis, on vous dit tout !
“1-2-4-Tous” en 1 phrase
Voici en une phrase le principe du “1-2-4-Tous” à partir d’un sujet de réflexion ou de production, le groupe travaille en 4 phases : individuellement, puis à 2 puis à 4 puis tous ensemble.
Simple non ? Et pourtant …
Derrière la simplicité, une redoutable puissance
Ce format, documenté en particulier dans les Liberating Structures* (33 structures de facilitation simples et efficaces), permet de traiter des biais de groupe très pénalisants pour tirer le meilleur d’un collectif :
- Lorsque l’on aboutit à un résultat en groupe (décision, production, actions, …), bien souvent, les participants ont le sentiment de n’avoir pas réellement pris part à la décision, que leur avis n’a pas réellement été entendu ou considéré. La mise en œuvre post-réunion a alors toutes les chances d’être fastidieuse !
À 2 et à 4, il est beaucoup plus facile de se faire entendre, que ses idées aient ou non été retenues, chacun ressors avec le sentiment d’avoir pu les exprimer et les défendre. Je me sens, de ce fait, co-propriétaire de ce que le groupe choisit de retenir. - Lorsque l’on démarre une réflexion de groupe, la capacité de chacun à contribuer au sujet est souvent très disparate : il y a ceux qui ont déjà réfléchi au sujet, il y a ceux qui ont une idée précise de la réponse à apporter, et ceux qui “débarquent”. Hors, plus le sujet est complexe, plus il est vital de pouvoir bénéficier de tous les regards !
Le fait de démarrer individuellement, permet à chacun de passer de l’état “je débarque” à “j’ai au moins quelques idées à partager” et ainsi pouvoir se positionner en acteur. - Dans certains groupes, les timides n’osent pas prendre la parole. Mais on le sait tous, les timides n’ont bien souvent pas d’avis intéressant à partager … !
L’échange à 2 permet aux timides de prendre la parole avec une autre personne du groupe et de s’apercevoir que “ça ne fait pas mal” et même que ses idées peuvent générer de l’intérêt et faire avancer un échange. - Il est difficile d’avoir un échange participatif et constructif à plus de 7-8 personnes.
Dans la phase “Tous” du format, seuls les porte-parole s’expriment au nom du groupe. Les réflexions fournies ont lieu en petits groupes. - Dans une réflexion de groupe, il est difficile de faire le tri entre les idées partagées par tous, les idées soutenues par une seule personne, celles qui sont importantes et celles qui sont secondaires, les idées similaires. Ce problème augmente avec la taille du groupe.
Les phases à 2 et 4 permettent de faire ce tri de façon naturelle, les groupes de 4 rapporteront au final les idées “au nom du groupe” et pas les idées individuelles. Cela peut être amplifié par une consigne du type “À 4, choisissez les 3 idées les plus marquantes” … et ainsi favoriser l’obtention d’un résultat beaucoup plus exploitable !
Convaincu de la valeur de ces bénéfices ? Il n’y a plus qu’à mettre en œuvre !
“1-2-4-Tous” en pratique
L’invitation
L’invitation est cette phrase courte et précise qui va inviter chacun à entrer dans la réflexion. Elle est si importante qu’elle constitue pour nous l’essentiel de la préparation : elle doit être claire, énergisante et poser la réflexion au bon niveau. Voici un exemple de réflexion pour formuler une invitation qui répond à ces critères dans le contexte d’un groupe d’amis qui co-organise une fête :
“Qui fait quoi pour organiser cette fête ?”
Si c’est la première phase de réflexion, c’est trop tôt : est-on sûr que nous parlons de la même fête ? :
“De quelle fête parlons-nous ?”
Pas très clair, qu’attend-on ? Des éléments logistiques (date, lieu, ..) ? Une vision commune ? :
“Pourquoi faisons-nous une fête ?”
Ça recentre bien la discussion, mais cette question est peu énergisante et risque de générer des réponses du type “Ben parce que tout le monde aime la fête !” :
“Imaginons que nous nous retrouvons une semaine après la fête, et partageons gaiement sur la totale réussite de celle-ci. Que nous disons-nous ? Qu’avons-nous entendu des invités ? Qu’est-ce qui nous fait dire que cette fête a été un succès ?”.
Clair, énergisant et les échanges vont permettre de bien démarrer l’organisation, on prend !
Le déroulé en détail avec des durées indicatives
Ceci n’est qu’un exemple, on peut adapter timing et consignes, mais il correspond au cas le plus fréquent selon notre expérience :
- 5′ Formulation de l’invitation et explication du déroulement. Rendez tout cela visible de tous durant tout l’atelier !
- 2’ 1 : Réflexion individuelle.
- 5’ 2 : Génération d’idées à 2 : générez des idées à 2 à partir de vos idées personnelles.
- 10’ 4 : Génération d’idées à 4 avec sélection : à partir des idées émises en binôme, retenez 3 idées fortes et notez chacune d’entre elles sur un post-it.
- 10’ Tous : chaque groupe rapporte les idées qu’il a retenues et les regroupe à l’aide du facilitateur sur un panneau visible de tous.
Et voilà ! … Notre conseil : expérimentez, apprenez et déclinez !
Les variantes
Parfois le temps à accorder au sujet nous incite à raccourcir la séquence. Dans ce cas on pourra au choix :
- Raccourcir les timing : les durées proposées par les Liberating Structures sont plus courts, pertinents d’après nous pour créer du dynamisme sur des sujets à portée plus réduite : 1’ seul, 2’ à 2, 4’ à 4 et 5’ Tous ! Ça va vite mais c’est énergisant !
- Proposer un “1-4-Tous” dans ce cas, on va permettre à chacun d’entrer dans le sujet avant le partage en groupe.
- Proposer un “1-2-Tous” : pour les plus petits groupes et les temps très réduits c’est efficace pour favoriser la participation de tous.
À vous de jouer !